곰팅씨의 꼼지락세상,

 문서 화일 정리 방법

각 조직의 업종과 부서에 따라 문서 관리 방식이 다르지만 자료를 찾아볼때 좀 더 빠르고 정확하게 찾기 위해서는 일괄되고 깔끔한 정리가 필요합니다. 처음 업무를 시작할때는 앞으로 어떤 문서를 찾아보게 될지 감을 잡을 수가 없습니다. 그저 선임이 하던 대로 관리를 하게 됩니다. 저도 처음엔 그렇게 관리를 하다가 어느정도 익숙해지면서 문서 관리에 변화를 주고 있습니다. 문서 정리는 년초에 시작하는게 좋으니 지금이 문서 보관에 대해서 고민해 볼 시기로 적절하다고 봅니다. 우선 어떤 주제로 화일을 묶음 하는게 좋을지 그 동안에 어떤식으로 자료를 꺼내 보았었는지 생각해 보아야 합니다.

관리부라면 회계와 인사관련 서류들이 주를 이루고 있습니다. 회계서류의 경우 매월 발생 하게 됩니다. 그래서 저는 몇가지 규칙을 가지고 정리를 하고 있습니다.

1. 주제별로 화일을 만든다. (예를 들어 카드내역서, 공과금내역서 등 관련된 주제로 문서를 묶는 것입니다.)

2. 그룹별로 정리하되 최근 문서가 제일 위에 오도록 온다. (카드내역서 화일 안에도 카드사별로 나누고 최근 문서가 바로 보이도록 철합니다.)

3. 견출지 대신 플래그를 사용한다. (플래그를 사용한다면 혹시라도 변동이 있을 시 쉽게 떼었다 붙일 수 있습니다.)

그 외에 주기적이지 않은 서류의 경우 주제별로 화일을 만들되 최근 문서가 앞으로 오도록 한 후 접수 순서대로 철 합니다. 그리고 왼쪽 색인목록에 제목을 작성해 둡니다. 대부분의 문서들은 이런식으로 정리 되고 있지 않을까 예상해봅니다.

개인적으로 관리부서의 문서 정리는 어렵지 않았지만 매입마감까지 담당하다보니 매입명세서 정리에서 고민을 했습니다. 전 직장에서 월별로 정리해 오던 습관이 있는데 인수인계를 받다보니 거래처별로 관리를 하고 있었습니다. 그렇다고 거래처가 적은 것도 아니였는데 말입니다. 그래서 월별 정리로 바꿨습니다. ERP를 사용하기에 종이 거래명세서의 정리가 중요할까 싶었기 때문입니다. 그런데 자료를 찾아볼때는 월별이 아닌 어떤 업체에서 언제 사왔는지 종이거래명세서를 찾는 일이 많았습니다. 그렇다보니 거래처별로 관리하는것이 맞는건가 싶었지만 월별 정리 방법을 고집하고 있습니다. 대신 엑셀 파일에서 년도 내역을 한번에 다 볼수 있도록 정리해 두고 공유하고 있습니다.

정부화일이 아닌 클리어 화일에 정리해야 하는 서류들도 있고 새롭게 일을 시작하다보니 아무것도 아닌 듯한 문서화일 정리하는 일도 고민거리였습니다. 요즘엔 컴퓨터 안에 있는 파일들도 정리해야겠다 생각하고 있지만 정작 파일을 버리지 못하는 성격으로 쌓이기만 하고 있습니다. 선임의 경우 파일을 바로 바로 삭제했는지 인수인계 후 혼자 하려다보니 전에 선임이 했던 서류가 남아 있지 않아서 찾아볼수있는 파일이 하나도 없었습니다. 그렇다보니 이 다음에 후임이 왔을때 선임은 컴퓨터 파일도 문서화일도 정리를 정말 잘 했다고 느낄 수 있도록 관리하고 싶은 소망이 있습니다. 아무것도 아닌듯 하지만 실질적으로 꼭 필요한 문서화일 정리 방법이 였습니다.