경리업무/ 해외 출장 준비부터 출장비 정산까지

 

올해에는 해외 출장의 횟수가 많았습니다. 경리업무로 단순하게 생각한다면 항공권과 숙박을 예약하고 출장비를 지급하면 되겠다 싶지만 그 준비 과정이 쉽지만은 않습니다. 비자 발급이 어려운 나라에 가게 될 경우라면 더 더욱 그렇습니다. 사우디아라비아와 우즈베키스탄으로 출장을 가야 했던 적이 있는데 비자발급과 출장일의 타이밍을 맞추는 일들이 순조롭지만은 않았습니다. 비자 발급이 까다로운 나라는 비자발급부터가 많은 신경을 써야 하는 업무가 되어 버립니다. 각 나라별로 비자발급을 전문으로 대행해주는 업체에 맡기고 필요로 하는 서류를 전달하여 처리하면 됩니다. 

 

제일 먼저 출장이 예상되면 항공권부터 확인을 합니다. 저 같은 경우 대부분 해외 출장 결정이 촉박하게 됩니다. 그래서 인터넷 검색으로 항공권이 있는지 가격은 어느정도가 되는지 대략 확인 후 거래하는 여행사에 정확한 항공권을 확인 합니다. 출장자와 상의하여 항공권을 예약합니다. 이때 여행사에서 인보이스를 받아서 증빙으로 남깁니다. 요즘엔 인터넷에서 바로 항공권 예약이 가능하지만 전 여행사를 통해서 예약합니다. 국내선의 경우라면 법인카드를 이용해 혼자 예약하지만 해외항공권의 경우 현지일정 등에 따라 변경을 해야 하는 상황이 생기기도 하기에 그렇습니다.

 

숙박의 경우 현지에서 결제를 하도록 하고있지만 미리 예약을 하기도 합니다. 우즈베키스탄의 경우 숙박증이 있어야 비자가 나오기때문에 업체를 통해서 예약을 했었고 세부의 경우는 '아고다'를 통해 직접 예약을 했습니다. 상황에 따라 처리하면 됩니다. 그 외에 현지 픽업등 미리 예약해야 하는 관련된 사항들이 있다면 진행해 놓습니다. 이 모든 과정에 인보이스는 꼭 챙깁니다.

 

 

출장자를 해외로 보내기 위한 기본적인 항공권과 숙박을 정리했다면 출장시 어느정도의 비용이 필요할지 품의서가 올라옵니다. 그 품의서를 바탕으로 경비를 선지급합니다. 출장지 외화가 있다면 우선적으로 현지 외화를 지급하고 그 후에 달러와 원화를 지급합니다. 출장자가 공항에서 환전을 하든 현지에서 환전을 하든 편의에 맞게 사용할수 있도록 달러나 원화 금액을 적절히 조절하여 지급하면 됩니다. 해외 사용 가능한 법인카드도 지급합니다. 이렇게 해외출장 지원 업무는 끝이 납니다.

 

 

출장자가 무사히 해외출장을 맞치고 돌아오면 출장비를 정산합니다. 출장자가 챙겨 온 영수증과 경비사용내역을 바탕으로 얼마의 금액을 환입 받아야 하는지 확인합니다. 해외 출장의 경우 영수증을 모두 챙겨오기가 쉬운일이 아니기에 영수증 미첨부 경비들이 많이 있습니다. 그럴 경우엔 지출품의서를 작성합니다. 미첨부 경비 영수증을 대신하여 지출품의서를 증빙으로 첨부하는 것입니다. 실제 지급했던 달러나 원화를 현지 외화로 환전을 하고 그 외화를 어떻게 사용했고 남은 금액이 얼마인지 맞추다보면 머리가 아픕니다. 하지만 정산은 꼭 해야 하는 부분이고 지급액, 사용경비, 환입금액에 대한 정답은 있습니다. 해외 출장 횟수가 많아지고 출장지가 많아지다 보니 보유하게 되는 외화의 종류도 많아져 한번은 출장자에게 얘길 했더니 사용하고 남은 현지 외화를 원화로 환전해 왔습니다. 그런데 손실액이 너무 크다는걸 느꼈습니다. 그래서 이제는 남은 외화는 원화로 환전하기 않고 환입하기로 했습니다. 언젠가 털어낼테지만 당장의 손실을 보지 않기 위해서 입니다.

각 상황과 목적에 따라 해외 출장 준비 상항이나 정산이 달라지겠지만 해외출장지원업무는 쉬운듯 복잡한 일 같습니다.