전화응대 / 의무교육 및 자금지원 광고전화 거절하기

 

 

각 개인마다 직통번호가 있지만 대표전화번호는 관리부서로 연결이 되도록 되어있습니다. 전화받는 일이 별거 아닌 듯 하지만 입사 후 초기에는 쉬운 일이 아닙니다. 자주 전화가 오는 거래처를 파악해야 하며 전화 연결을 하는 방법 등 익숙해지는데도 시간이 필요합니다. 오랜 시간 전화 응대를 했는데도 잘 못 알아들어 이름을 틀리게 메모한다던가 전화를 연결하는 도중 끊어져 버렸다던가 가끔씩 실수가 있습니다. 하지만 그 보다도 광고 홍보성 전화를 걸러낼 수 있는 것이 중요하다고 생각됩니다. 업무에 필요하지 않은 전화들로 타 직원들의 능률까지 떨어트릴 수 있기 때문입니다.

 

업무차 용무가 있어 전화를 하시는 분들은 회사명과 이름을 밝히고 담당자와의 전화연결을 요청합니다. 그리고 처음으로 문의차 전화를 했을 경우에는 상황설명을 합니다. 그러면 잘 듣고 담당부서로  전화 연결해 주면 됩니다.

 

 

실제로 교육일정 안내와 정부자금지원이 필요한 업체도 있을 수 있지만 저희 회사에서는 광고전화로 분류하고 있습니다. 교육담당자가 있어서 교육에 대한 전반적은 사항들을 체크하여 진행하고 있고 자금은 지원받을 계획이 없기 때문입니다. 그렇다 보니 필요가 없는 전화인 것이죠.

 

전화를 주는 쪽도 일일 테니 오래 이야기하지 않도록 좋게 거절하고 끊으려고 합니다. 그런 배려는 생각지도 않는지 삐~소리가 나올 정도로 못되게 분풀이를 하고 끊어버리는 경우도 있습니다. (몇 달이 지났지만 지금 생각해봐도 억울합니다.)그날 상처를 받고 타 회사 직원에게 한 풀이를 했는데 거절하는 노하우를 알려주었습니다. 단어 하나의 차이인데 확실히 효과가 있었습니다.

 

교육 - 담당자분이 하는 곳이 있어서 전화연결을 안 하신다고 했습니다.

자금 - 사장님께서 계획이 없으시다고 했습니다.

 

교육안내와 자금지원 관련 외에 사장님의 휴대폰 번호를 묻는 경우도 많습니다. 대부분 이런 경우는 스팸전화입니다. 처음에는 잘 아는 지인인척 하여 휴대폰 번호를 알려주었는데 알고 보니 스팸전화였습니다. 그 뒤로는 절대로 제 선에서 사장님 휴대폰 번호는 알려주지 않고 있습니다.

그리고 상대방이 확실하지 않을 경우라면 사장님이 계셔도 자리를 비우셨다며 연락처를 받습니다. 그 후 사장님께 전달하고 모르시는 경우라면 꼭 회사 전화를 이용하여 피드백하시길 권해드립니다. 안 그러면 상대방에서 원하는 사장님의 휴대폰 번호를 알게 될 테니 말입니다.

 

이렇듯 사무실 전화를 받다 보면 응대가 쉽지 않습니다. 짧은 순간 필요한 전화인지 아닌지 파악을 해야 하고 쉽지 않은 거절도 해야 하기 때문입니다. 회사 이미지를 좋게 만들 수 있고 개인의 인성이 나타나는 부분이니 상냥한 전화 응대를 하길 바랍니다. 이는 전화를 하는 쪽도 받는 쪽도 마찬가지입니다.